Dossier d'admission EHPAD : la liste complète des documents
📂 Le dossier d'admission en EHPAD est composé de nombreuses pièces administratives, médicales et financières. Voici la liste exhaustive pour ne rien oublier et éviter les allers-retours.
Un dossier incomplet est la première cause de blocage ou de retard d'admission. Cette checklist vous permet de le préparer en amont, sereinement, sans attendre la dernière minute ou l'urgence d'une sortie d'hospitalisation.
📄 1. Le formulaire officiel : CERFA 14732*03
Le formulaire unique national d'admission en EHPAD est le CERFA 14732*03. Il se compose de deux volets :
- Volet administratif : rempli par la famille ou la personne concernée.
- Volet médical : rempli et signé par le médecin traitant.
Ce formulaire peut être téléchargé sur service-public.fr ou directement sur notre plateforme. Juana vous guide pas à pas pour le remplir.
🪪 2. Pièces administratives
- Copie recto-verso de la carte d'identité ou du passeport.
- Copie de la carte Vitale et attestation de droits.
- Copie de la carte de mutuelle en cours de validité.
- Justificatif de domicile de moins de 3 mois.
- Livret de famille (pour identifier les obligés alimentaires si besoin).
- Éventuel jugement de tutelle / curatelle ou mandat de protection future.
- Désignation écrite de la personne de confiance (article L.1111-6 du Code de la santé publique).
💰 3. Pièces financières
- Deux derniers avis d'imposition du résident.
- Relevés de pension (retraite de base, complémentaires, réversion).
- RIB pour le prélèvement mensuel.
- Attestation d'APA si déjà versée.
- Attestation d'APL / ALS le cas échéant.
- Pour une demande d'ASH : état du patrimoine, justificatifs des obligés alimentaires.
🩺 4. Pièces médicales
- Volet médical CERFA dûment complété par le médecin traitant.
- Ordonnances en cours listant les traitements.
- Comptes rendus d'hospitalisation récents.
- Compte rendu de consultation mémoire (en cas de troubles cognitifs).
- Grille AGGIR si déjà réalisée (facultatif, mais accélère l'instruction).
- Carnet de vaccination à jour.
✅ 5. Checklist finale avant envoi
| Catégorie | À vérifier |
|---|---|
| CERFA 14732 | Daté, signé, deux volets complétés |
| Identité | Pièce valide et lisible |
| Couverture santé | Vitale + mutuelle à jour |
| Ressources | 2 avis d'imposition, relevés de pension |
| Médical | Volet signé, ordonnances, CR récents |
| Protection | Tutelle/curatelle si applicable, personne de confiance |
💡 6. Conseils pratiques
- Créez un dossier numérique et papier : scannez chaque document, gardez l'original rangé.
- Avec Juana, vous constituez votre dossier une seule fois. Vous téléchargez l'ensemble des documents depuis votre espace personnel, et Juana se charge de transmettre votre dossier aux établissements sélectionnés — sans double saisie, sans incohérence, et mis à jour en temps réel.
❓ FAQ
Le volet médical peut-il être rempli par un autre médecin que le traitant ?
Oui, un médecin hospitalier ou gériatrique peut le remplir, notamment en sortie d'hospitalisation. L'important est qu'il connaisse la situation médicale et qu'il signe le document.
Faut-il un certificat de non-contagion ?
Pas systématiquement. Il peut être demandé ponctuellement par certains établissements, notamment en période épidémique. Votre médecin traitant peut le rédiger rapidement.
Que faire si un document manque au moment de l'entrée ?
Signalez-le au directeur et engagez-vous par écrit à le fournir sous quelques jours. Les EHPAD acceptent souvent une entrée conditionnelle si les pièces essentielles (identité, carte Vitale, volet médical) sont présentes.